e-Arşiv Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Digital Planet ile e-Fatura uygulamasını kullanıyorum, e-Arşiv için başvuru aşamaları nelerdir?
DP ile e-Arşiv’e geçiş için başvuru aşamaları aşağıdaki gibidir;
- DP ile e-Arşiv için sözleşme imzalarsınız.
- DP, firmanızın e-Arşiv projesini başlatır. Müşteri Destek Birimi, firmanıza tanımlama linki gönderir.
- Firmanız, DP’nin Müşteri Destek Birimi’nden gelen tanımlama linkine tıklayarak firma bilgileri ile gerekli alanları doldurur.
- Firmanız tanımlamalarını tamamladığında, bilgiler otomatik olarak DP Destek Birimi’nin ekranlarına düşer ve gerekli kontroller yapılır. Herhangi bir sorun yok ise, firmaya aktivasyon linki gönderilir.
- Firmanız DP tarafından gönderilen aktivasyon linkini mali mührü ile imzalar. Bu esnada, Gelir İdaresi Başkanlığı’na DP ile e-Arşiv uygulamasını kullanacağına dair otomatik bildirim yapmış olur.
- Gelir İdaresi Başkanlığı onayladığında, aynı gün içinde firmanızın süreçleri tamamlanır, e-Arşiv sistemine dâhil olmuş olursunuz.
e-Arşiv uygulamasına geçiş yapmak istiyorum, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmak zorunda mıyım?
Evet. Gelir İdaresi Başkanlığı tebliğine göre, e-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen firmaların öncelikle e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekmektedir.
e-Arşiv’e geçiş yaptıktan sonra ne kadar süre daha kağıt fatura düzenlemeye devam edebilirim?
e-Arşiv uygulamasına geçiş yapmanızdan sonra, kağıt fatura düzenlemeniz söz konusu değildir.
e-Arşiv faturası, irsaliye yerine kullanılabilir mi?
Faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve kâğıt haline “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması koşuluyla e-Arşiv faturaları irsaliye yerine kullanılabilir.
e-Arşiv sisteminde giden faturaların saklama, gönderim ve ibraz süreçleri nasıl ilerler?
e-Arşiv Fatura Belge düzeni
Bu Tebliğ kapsamında oluşturulan e-arşiv faturalar da Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, amblemin altında ise “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır. Elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılacaktır. e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.
e-Arşiv fatura olarak düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Birim kodu serbestçe belirlenebilir. Mükellef bünyesinde oluşturulan e-Arşiv faturalarda aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir.
Vergi Usul Kanunu’nun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre, faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.
e-Arşiv Fatura Teslimi
e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt ortamında teslim edilmesi esastır. Ancak e-arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturalar, alıcısının talebi doğrultusunda ve https://www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Fatura format ve standardının kullanılması ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünün eklenmesi koşuluyla e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere elektronik ortamda da iletilebilecektir.
Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması zorunludur.
e-Arşiv fatura kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturulan ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilir. Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.
Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.
e-Arşiv Fatura Raporlama
e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-Arşiv hizmeti verme konusunda izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak,
Başkanlığın www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv Kılavuzu’nda açıklanan yöntem veya yöntemlerle Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarmak zorundadır.
e-Arşiv faturaya isteğe bağlı geçiş yapabilir miyim?
e-Arşiv fatura uygulamasına ihtiyari olarak geçmek isterseniz, dilediğiniz zaman e-Arşiv fatura uygulamasına geçebilirsiniz. e-Arşiv fatura uygulamasına geçmek için öncelikle e-Fatura uygulamasına geçmeniz gerekmektedir.