e-Defter ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
e-Fatura mükellefi olarak, e-Defter uygulamasına da geçmek zorunda mıyım?
Evet, GİB tarafından yayınlanan ilgili tebliğe göre, e-Fatura mükellefi olan firmalar için e-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorunludur. Fakat isteğe bağlı olarak e-Faturaya geçmeniz, e-Deftere geçme zorunluluğu getirmemektedir.
İsteğe bağlı e-Defter kullanıcısı olabilir miyim?
1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yapılan değişiklik ile e-Defter uygulamasının ön koşullarından olan e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan e-Defter uygulamasından yararlanılabilir.
e-Defter için uyumlu yazılım nedir?
GİB tarafından test edilip onay verilmiş ve diğer firmaların kullanımına uyumluluk testi yapılmadan izin verileceği belirtilmiş yazılımlardır.
Mali mührün e-Defter için önemi nedir, yedek mali mühre ihtiyaç var mıdır?
Aylık oluşturduğunuz defterleri GİB sistemine gönderirken firmanıza ait mali mühür ile imzalamanız gerekmektedir. e-Fatura kapsamında temin etmiş olduğunuz mali mührü e-Defter uygulamasında da kullanılabilirsiniz. Yeni bir mali mühre ihtiyaç yoktur. Yedek mali mühür alınması da firmanın kendi inisiyatifindedir. Firma isterse yedek mali mühür alabilir.
İlgili aya ait elektronik defter ne zamana kadar oluşturulmalıdır?
Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler, Gelir Vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar. Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.
e-Defterin ve e-Defter beratının saklanması ve ibrazı ne şekilde olmalıdır?
e-Defter ve e-Defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kâğıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir. Mali Mühür ile mühürlenmiş e-Defter dosyası mutlaka beratı ile birlikte muhafaza edilmelidir.
e-Defter saklama nasıl yapılır?
1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre defterlerin her firmanın kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunludur. Alternatif olarak e-Defter saklama hizmeti sağlayan özel entegratör firmalarda da defterler saklanabilir.
e-Defter açılış ve kapanış onaylama ne zaman yapılır?
Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.
Digital Planet e-Defter uygulamasına geçmek için ne yapmalıyım?
e-Defter uygulamasına başvurmadan önce mutlaka TÜBİTAK Kamu-SM’ye tarafından mali mühür temin etmeli ve www.edefter.gov.tr adresinden elektronik ortamda başvuru yapmanız gerekmektedir. Başvuru ekranında en önemli alan uyumlu yazılım için açılır liste kutusu alanında NetInvoice 1.0 seçeneğini tercih etmenizdir. Digital Planet ile yapmış olduğunuz anlaşma ile birlikte işlemleriniz başlatılacaktır.
Şubeleri olan bir firmayım, şubelerim için de elektronik defter uygulamasına başvuru yapmalı mıyım?
Hayır. Firmalar e-Defter uygulamasına Vergi Kimlik Numarası üzerinden başvuru yapmaktadır. Başvurunun ardından firmalar, tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.