e-Fatura Nedir? Kimler Kullanabilir?

e-Fatura, işletmelerde kullanılan faturaların kağıda basılması yerine dijital ortamda hazırlanıp paylaşılmasıdır. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan yasal düzenlemelerle çerçevesi çizilmiş olan e-Fatura, uluslararası biçimde standart hale getirilmiştir. Zaman damgası ve mali mühür sayesinde de değiştirilemezlikleri garanti altına alınmıştır. Her ki tarafın da e-Fatura kullanıcısı olması durumunda kullanılır ve Gelir İdaresi Başkanlığı sunucuları üzerinden alıcıya ve satıcıya iletilir.
Türkiye’de kayıt dışı ekonominin önüne geçilmesi ve doğanın korunması amacıyla 5 Mart 2010’da uygulanmasına karar verilen e-Fatura, 2013 yılında bazı mükellefler için zorunlu hale geldi. Özel Tüketim Vergisi III sayılı listede yer alan malları imal, ithal ve inşa edenlerle birlikte madeni yağ lisansına sahip mükelleflerle başlayan zorunluluk, 2014 yılında brüt satışı 10 milyon TL olan firmaları kapsayacak şekilde genişletildi. Bu firmalara 2016’ya kadar e-Faturaya geçme süresi tanındı.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğ kapsamında 2018 veya müteakip yıllık cirosu 5 milyon TL’yi aşan mükelleflere 1 Temmuz 2020’ye kadar e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçiş zorunluluğu getirildi. 

Yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerindeki tüm işletmeler e-Fatura kullanmaya zorunludur. Ayrıca e-Faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen işletmeler de gönüllü olarak bu uygulamaya geçiş yapabilirler. Gönüllü olarak katılan firmalar, diledikleri zaman sistemden ayrılabilirler. Ancak e-Fatura döneminde kestikleri faturaları 10 yıl süreyle saklamakla yükümlüdürler.

e-Fatura Kullanma Yöntemleri

Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) yapılan başvurunun ardından sistem üzerinde tanımlanan kullanıcılar, belirlenen standartlarda oluşturulan elektronik faturaları, yine GİB üzerinden iletirler. e-Fatura kullanımında 3 farklı yöntem vardır ve firmalar bu seçeneklerden biriyle ilerleyebilirler:

– GİB Portal
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan bir portal üzerinden e-Fatura işlemleri yürütülebilir. Ücretsiz ve en basit yöntem olan GİB Portal, az sayıda fatura gönderip alan kullanıcılar için uygun bir yöntemdir. Ancak fatura sayısı arttıkça sağlanan GİB Portal hizmeti artan ihtiyaçları karşılamakta yetersiz kalacaktır.

• Faturalar otomatik değil de manuel olarak kesilir ve e-Fatura mükelleflerine  GİB üzerinden iletilir.
• Kullanıcılar ayda en fazla 500 adet e-Fatura kesebilir. Bu limit aşılamaz.
• Portaldaki faturalar 6 aylık dönemlerde geriye doğru sistemden silinir. Bu nedenle bu yöntemi kullanan mükellefler faturalar silinmeden kendi sistemlerinde faturalarını indirerek yedeğini almalıdır.

Arama özellikleri yetersizdir. Sadece tarih araması yapılabilir. Bu nedenle de bazen faturalar gözden kaçabilir.

– Entegrasyon
e-Fatura işlemlerini GİB Portal yerine kendi uygulamaları ile yürütmek isteyen kullanıcıların tercih ettiği entegrasyon yöntemi maliyet, iş yükü, onay ve yürütme gibi aşamalarda yorucu kabul edilebilir. Firmalar kendi uygulama ve servislerini geliştirdikten sonra GİB’ den onay almakla işe başlarlar. Bu uygulamanın her an hizmet verebilir olması gerekir. Ayrıca yapılacak sistemsel yatırımlar kadar bu sistemde çalışacak personelin geliştirilmesi ve ayrı bir birimin oluşturulması da beklenir.

• Uygulama ve servis tasarlama adımlarında bazı firmaların hazırladığı uygulamaları lisanslama yöntemiyle satın almak mümkün olsa da sonraki adımlarda mükellef tek başınadır.
• Sistemin 7/24 aktif olarak çalışabilmesi için gerekli personel alanında uzman olmalıdır. Çünkü sistemin aksaması durumunda firma, GİB tarafından fatura gönderememe/alamama cezasıyla karşılaşabilir.
• GİB Portal’ de aylık en fazla 500 e-Fatura kesilebilirken bu yöntemde sınır yoktur.
• Entegrasyon ile firmalar faturalarını kendileri sisteme işleyecekleri için kapalı bir sistemle çalışırlar. Böylece ekstra güvenlik önlemi alma imkanları da mevcuttur.

– Özel Entegratör
Aylık fatura sayısı değişiklik gösterebilen ve zaman zaman çok yüksek sayıda e-Fatura kesebilen firmalar için en pratik yöntem olan özel entegrasyon, aynı zamanda entegrasyona kıyasla en düşük maliyetli yöntemdir. Tedarikçi tarafından herhangi bir formatla gelen faturalar, UBL-TR formatına dönüştürülür ve alıcısına iletilmek üzere GİB’ e aktarılır.

• GİB portalde olduğu gibi e-Fatura limiti yoktur. Büyük miktarlarda faturalar için hizmet sağlandığı için arama motorları da o oranda gelişmiş arama olanakları sağlar Sistemin 7/24 çalışır durumda olması Özel Entegratörün sorumluluğunda olduğu için herhangi bir Bilgi İşlem personeli ya da biriminin bulundurulması gerekmez.
• Yazılım ve donanım için herhangi bir yatırım yapılması gerekmez.
• Fatura verilerinin güvenliği üst düzey olduğu gibi verilere ulaşım da firmaya özeldir.
• Herhangi bir formatta fatura gönderilebilir[1]. Standartlara uygun formata dönüşüm, özel entegratör tarafından sağlanır.
• GİB Portal’e ihtiyaçlara uygun özellikler eklenemezken özel entegrasyon, firmanın ihtiyaçlarına uygun ek özellikler geliştirmeye açıktır.

İhracat e-Faturaları

Yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerindeki tüm işletmeler e-Fatura kullanmakla yükümlü oldukları gibi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı tebliğe göre; İhracat ve Tax Free işlemleri de e-Fatura uygulaması kapsamında işleme alınır. Yani ihracat yapan ve e-Fatura kapsamında olan kurumların, yasal kapsama giren ihracatları için de e-Fatura düzenleme zorunluluğu bulunur. İhracat süreçlerinin de elektronik ortama taşınmasıyla, ihracat faturaları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’na iletilir. Bu durumda artık ihracat faturaları Bakanlık tarafından görüntülenebilir.

• İhracat işlemlerinde verimlilik ve hızın artmasını kolaylaştıran uygulama, sadece mal ihracatları için geçerli. Hizmet ihracatları için e-Fatura zorunluluğu bulunmaz.
• Kurumlar, e-Faturalarında olduğu gibi ihracat e-Faturalarını; yeni düzenlemeye uyumlu çalışan yazılımlarla, özel entegratör servisleriyle ya da doğrudan GİB entegrasyonu yapan yazılımların güncel sürümleriyle düzenleyebilir.
• Bu fatura türlerinde alıcı bilgisi, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı olacak şekilde tanımlanır.
• İhracat faturaları ile sınırlı kalmak kaydıyla, faturaların İngilizce veya farklı bir dilde düzenlenmesi mümkündür. e-Faturalarda yabancı dil ve Türkçe bir arada da kullanılabilir.

e-Faturanın Avantajları Nelerdir?

• Kağıda basılı fatura yerine kullanılan e-Fatura hem firmanın maliyetlerini düşürmesini sağlar hem de doğayı korur.
• Bir kağıt faturayı hazırlama, basım, kontrol, kayıt, gönderim, ulaştırma ve arşive ekleme aşamaları ortalama 5 gün sürer. Yani iş yükünü arttırırken zaman da alır. e-Fatura ise bir dakikadan az bir sürede hazırlanıp alıcıya ulaştırılabilir.
• 50.000 kağıt fatura için ortalama 1 ağaç kesilirken e-Fatura ile bu zarar ortadan kalkar.

İhtiyaç anında faturalara tek bir tıkla ulaşılabilmesi kullanıcılara pratiklik sağlar. Kağıt fatura kullanımında ise faturaya ulaşmak için fiziksel arşivde boşa zaman kaybedilir, pratiklik ve zaman açısından kullanıcının zararınadır.

e-Fatura ile ERP/Muhasebe Yazılımları Uyumlu mudur?

İşletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken tüm kaynakların verimli kullanılmasını sağlayana ERP programı ya da muhasebe programları, genellikle donanım ve yazılımın da içerisinde yer aldığı birçok bileşenden oluşur. İşletmenin tüm veri ve işlemlerinin bir araya getirilmesine yarayan bu yazılımlar, programda yapılacak bazı değişikliklerle e-Fatura uygulamasına uygun hale getirilebilir. Böylece ERP/muhasebe yazılımları ile e-Fatura uygulaması senkronize bir şekilde çalışabilir.

e-Fatura’ya Nasıl Başvurulur?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura sistemini kullanma yöntemlerinden biri olarak sunduğu “Özel Entegrasyon” ile e-Fatura’ya başvuruda bulunmak isteyen firmalar için aşağıdaki adımlar izlenebilmektedir.

Hızlı başvuru formu için tıklayın. 

e-Fatura’ya Başvuru Adımları

• Mükellef Firma, KamuSM’den internet ortamında mali mühür başvurusu yapar. (www.kamusm.gov.tr)
• Özel Entegratör ile e-Fatura için sözleşme imzalanır. (Mükellef mali mührünü almadan önce de sözleşme sürecine başlayabilir).
• Mali mühür firmaya fiziksel olarak ulaştığında e-Fatura için  www.efatura.gov.tr adresinden e-Fatura başvurusunda bulunur.
• Firmanın e-Fatura projesi başlamış olur.  Destek alınan özel entegratör, firmaya tanımlama linki gönderir.
• Firma, kendisine gelen tanımlama linkine tıklayarak firma bilgileri ile gerekli alanları doldurur.
• Firma tanımlamalarını tamamladığında, bilgiler otomatik olarak Destek alınan özel entegratör firmanın ekranlarına düşer ve gerekli kontroller yapılır. Herhangi bir sorun yok ise, firmaya aktivasyon linki gönderilir.
• Firma, destek alınan özel entegratör tarafından gönderilen aktivasyon linkini mali mühürü ile imzalar. Bu esnada, Gelir İdaresi Başkanlığı’na destek alınan özel entegratörün mali mühürü ile e-Fatura uygulamasını kullanacağına dair otomatik bildirim yapmış olur. Bu bildirim sayesinde, firmanın faturaları özel entegratör tarafından toplu halde imzalanır.
• Gelir İdaresi Başkanlığı onayladığında, aynı gün içinde firmanın süreçleri tamamlanarak firma, e- Fatura sistemine dahil olmuş olur.
• Özel entegratör sistemine faturanın sorunsuz alınabilmesi için entegrasyon çalışması yapılmasını gerektirebilir.