e-Defter Nedir?
Vergi Usulleri Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) tarafından firmalar için tutulması zorunlu olan büyük defter (defter-i kebir) ve yevmiye defterlerinin elektronik ortamda hazırlanıp muhafaza edilmesi için geliştirilen uygulamaya e-Defter adı verilir. Firmalar, vergi mükellefi oldukları için her parasal hareketi kayıt altına almak zorundadırlar.e-Defter uygulaması bu kayıt tutma ve istenmesi halinde denetlenme işinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlar.
Bir firma, e-Defter uygulamasını kullanmaya başladıktan sonra içeriği Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) göndermez. Yani muhasebe kayıtları GİB’e aktarılmaz. Bunun yerine özet olarak kabul edilen ve berat denilen bilgiler GİB’e gönderilir.
GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulan e-Defterler, kağıt baskıya dökülmeden kaydedilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır. Bunu da gerçek kişiler için elektronik imza, firmalar yani tüzel kişiler için de mali mühür gibi uygulamalarla sağlar.
Kimler e-Defter Kullanabilir?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğ kapsamında;
- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler,
- Bağımsız denetime tabi olan şirketler zorunluluk kapsamında uygulamaya dahil olacaklar.
- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının ise e-Defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dahil olabilirler.
Ayrıca defter tutma işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmek isteyen vergi mükellefleri de gönüllü olarak e-Defter uygulamasını kullanabilirler.
e-Defter Tutma Şartları Nelerdir?
İşletmelerin e-Defter uygulamasını kullanabilmesi için bazı şartları karşılamaları gerekir. Firmalar için mali mühür, gerçek kişiler için de nitelikli elektronik imza sertifikası bulunması zorunlu olup ayrıca bir uyumlu yazılım satın alınması gerekir. Bu aşamalarla birlikte e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve saklanması aşamalarını gerçekleştirmeyi sağlayacak yazılımın da onaylanmış olması gerekir. Bu hazırlıklarla birlikte yapılacak başvuruların kabul edilmesinin ardından e-Defter tutma hakkı elde edilir.
Mali Mühür Nedir?
Elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olabilmeleri için firmalar, mali mühür isimli bir elektronik sertifika alırlar. Bu sertifika, e-Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alırken e-Defter uygulamasında firmalar için zorunludur. e-Fatura uygulaması için alınan mali mührü e-Defter için de kullanmak mümkündür.
Zaman Damgası Nedir?
Belirli bir verinin, belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan zaman damgası, herhangi bir e-sözleşmenin ya da e-belgenin imzalandığı, transfer edildiği, başvurusunun yapıldığı tarihi ve saati vurgulamaya ve onaylamaya yarar. Mükellefler de hazırladıkları e-Defterleri belirlenen süreler içerisinde GİB’e ilettiklerini kanıtlamak için zaman damgalı berat dosyası kullanırlar. Çünkü zaman aşımı durumunda GİB tarafından e-Defter beratı göndermeme cezası uygulanabilir.
e-Defter Beratı Nedir?
GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan e-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’e iletilmesidir. Böylece berat dosyası GİB Portal’a yüklenerek GİB tarafından mühürlenmesi ve böylece yasal duruma gelmesi sağlanır.
Mali Mühür ile e-İmza Arasındaki Fark Nedir?
Gerçek kişilere verilen elektronik imza sertifikasına e-İmza denir ve bu, sertifika sahibi kişinin ıslak imzası yerine geçer. Firmalar için oluşturulan elektronik imzaya ise mali mühür denir.
e-Defterin Avantajları Nelerdir?
- Yevmiye defteri ve büyük defter hazırlamak için harcanan zaman, e-Defter uygulaması ile minimum seviyeye iner. Bu da firmalar için zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir.
- Her dönem defterlerin onayı ve basımı için ödenen tutarlar e-Defter uygulaması ile ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, e-Defter sayesinde oluşmaz.
- Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar sıfırlanacağı için maliyetler azalır.
- Firmaların, onaylı defterleri’nin VUK’na göre 5 yıl, TTK’na göre 10 yıl süreyle saklaması gerekir. Kağıda basılı defterleri saklamak için de mekan ve zaman harcamak gerekir. e-Defterin avantajlarından biri de bu sorunu ortadan kaldırıp defterleri elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca arşivlemesidir.
- Kağıda basılı belgelerde bulunan hataları düzenlemek zahmetliyken e-Defterdeki hataları düzenlemek için ekstra çaba sarf etmek gerekmez.
- e-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası formatta olduğu için özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma, düzen ve uyum prensiplerine uygundur.
- Her dönem düzenlenen ve yüzlerce sayfadan oluşan defter için kesilen ağaçlar da defter uygulaması ile korunmuş olunur.
e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
Firmaların ve gerçek kişilerin e-Defter uygulamasına geçiş yapabilmeleri için iki farklı yöntem bulunur. İlki, yazılım, onay, gerekli belgelerin temini gibi aşamaların firmalar tarafından doğrudan yürütülmesidir.
Firmalar, e-Deftere geçiş yapabilmek için öncelikle mali mühür temin etmiş olmalıdır. Ardından e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve yasal sınır olan 10 yıl boyunca arşivlenmesi için gerekli yazılım hazırlarlar, hazırladıkları yazılımları için de onay almalıdırlar.
İkincisi ise, onaylanmış özel entegratörlerle çalışmak ve doğrudan uygulamayı başlatmaktır.
Özel engeratörler e-Defterlerin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve arşivlenmesi için gerekli altyapıyı hazır olarak sunarlar. Vergi mükelleflerinin yapması gereken e-Defterlerde gerekli bilgilerin doldurulması gibi aşamalardır. Özel entegratörlere ait yazılımı kullanmayı tercih eden mükellefler özel entegratör portali ya da kendi sunucuları üzerinde işlem yapmayı tercih edebilirler. Özel entegratör ortamını tercih eden mükelleflerinaltyapı ya da yazılım için herhangi bir personel ya da bilgi işlem yatırımı yapılması gerekmez.
