e-Arşiv Nedir?
İşletmelerin, e-Fatura sistemine dahil olmayan diğer işletmelere ve son kullanıcılara, elektronik ortamda fatura göndermesini sağlayan uygulamaya e-Arşiv adı verilir. GİB’in ilgili tebliğine göre, yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan firmaların geçiş yapmak zorunda olduğu e-Arşiv sistemi, e-Fatura mükellefi olmayan firmalara ya da son kullanıcı olarak adlandırılan tekil müşterilere, faturanın e-posta ile PDF formatında gönderilmesini sağlar. Ayrıca gönderilen e-Faturanın 2. nüshasının UBL yani fatura verisi formatında ve güvenli yollarla 10 yıl boyunca saklanması da e-Arşivin diğer görevidir.
Uygulamanın adı nedeniyle zaman zaman farklı beklentiler ortaya çıkabilir. Kullanıcılar ilk duyduklarında e-Arşivin, e-Faturaların arşivlenmesini sağlayan bir e-Dönüşüm hizmeti olduğunu düşünür. Ancak e-Arşiv, gerçekte e-Faturanın bir tamamlayıcısı olarak kabul edilmelidir.
e-Arşiv Faturası Kimlere Gönderilebilir?
- e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükelleflerine,
- Alışveriş yapan Gerçek kişilere.
e-Fatura kullanmayan vergi mükellefleri ve Gerçek kişiler, adlarına düzenlenmiş e-Arşiv faturalarını ise Gelir İdaresi Başkanlığının “e-Arşiv sorgulama” sayfası üzerinden sorgulayabilir.
e-Arşiv ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
İlk olarak bilinmesi gereken, e-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-Faturaya kayıt olması gerektiğidir.
e-Fatura, e-Fatura kullanıcısı olan firmalara, e-Arşiv ise e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara ve son kullanıcı olan müşterilere gönderilir. Yani e-Fatura sadece B2B işletmelerde kullanabilirken e-Arşiv ise hem B2B hem de B2C’de kullanılabilir. Kısacası e-Arşiv mükellefleri daha geniştir.
e-Faturada oluşturulan fatura Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden müşterilere ulaştırılırken e-Arşiv faturası GİB üzerinden ulaştırılmaz.
GİB’e, düzenlenmiş olan e-Arşiv faturalarının başlık bilgilerini içeren e-Arşiv raporları iletilir.
e-Faturanın kağıda çıktısı hukuki olarak geçerli değilken, e-Arşiv faturası hem online olarak hem de kağıda baskı olarak müşteriye gönderilebilir. Müşteri kağıda basılı fatura isterse, e-Arşiv kullanıcıları faturanın çıktısını alıp üzerine kaşe ya da imza eklemeden müşteriye gönderebilir.
e-Fatura zorunluluğu 1 Ocak 2014’te yürürlüğe girmişken e-Arşiv zorunluluğu 1 Ocak 2016’da başlamıştır.
e-Fatura uygulaması GİB Portal, Entegrasyon ve Özel Entegratör üzerinden kullanılabilirken e-Arşiv için özel entegratörler ve firmaların kuracağı kendi bilgi işlem sistemleri kullanılır.
Kimler e-Arşiv Kullanabilir?
GİB’in ilgili tebliğine göre; 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler, e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına dahil olma zorunluluğu bulunan tüm mükellefler ile e-Ticaret aracı hizmet sağlayıcıları, internet reklamcılığı hizmet aracıları ve internet ortamında ilan yayınlayan mükelleflerin 1 Ocak 2020’ye kadar e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmesi zorunludur.
Zorunlu firmalar dışında, aylık fatura sayısı çok olan ve geleneksel fatura hazırlama-saklama yöntemleriyle harcanan zaman ve bütçeden tasarruf etmek isteyen firmalar, e-Arşiv faturasına geçiş yapabilir. Yani kağıda basılan faturaları gönderip arşivlemek yerine online dünyanın avantajlarından faydalanabilirler.
Ayrıca kağıda basılı faturaları 10 yıl saklama zorunluluğu konusunda güvenilir bir saklama yöntemi arayan ve faturaların hazırlanması, gönderilmesi, arşivlenmesi aşamalarındaki maliyeti düşürmek isteyen firmalar da e-Arşive geçiş yapabilir.
e-Arşivin Avantajları Nelerdir?
Kağıda basılı fatura hazırlama, gönderme ve arşivleme maliyetleri, e-Arşiv uygulaması ile büyük ölçüde azalır. Kağıt faturanın hazırlanma, basım ve gönderim maliyeti ortalama 5 TL iken e-Arşiv faturasında bu maliyet ortalama 20 kuruştur. Böylece bir kağıt fatura maliyetine 250 adet e-Fatura hazırlanabilir. Tabii faturanın müşteri tarafından tekrar kağıda basılı şekilde istenmemesi durumunda.
Kağıda basılı faturanın hazırlanması, basılması, müşteriye ulaşması ve arşivlenmesi için ortalama 5 gün gerekir. Bu zamanın büyük kısmı gönderim aşamasında harcanır. e-Arşiv avantajlarından biri de bu süreyi sadece en fazla birkaç dakika ile sınırlı tutmasıdır. Yani gerekli bilgilerin yazılıp faturanın müşteriye ulaştırılması için toplam 1 dakika bile harcanmaz. Faturalar oluşturuldukları anda müşteriye iletilmiş olur.
Fatura gönderim kargo bedeli, arşivleme için mekan ve ek personel yetiştirilmesi, raporlama için zaman harcanması gibi maliyetler, e-Arşiv ile ortadan kalkar.
Fatura iletimi ve onayı çok hızlı gerçekleşeceği için e-Arşiv ile faturaların bedelleri daha hızlı şekilde şirket nakit akışına dahil olur.
Faturaların iletilmesi sırasında herhangi bir güvenlik zafiyeti yaşanmaz, kargoda fatura kaybolması durumu ortadan kalkar.
Elektronik ortamda arşivlenecekleri için faturaların saklanması konusundaki endişeler ortadan kalkar.
Faturalar uluslararası standartlara uygun olacağı için uyum sorunu ortadan kalkar.
Geçmiş faturalar dair arana tüm verilere kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılabilir.
Toplamda 10 bin kağıt faturanın hazırlanması için 10 adet yetişkin çam ağacının kesilmesinin önüne geçilir.
e-Arşive Nasıl Başvurulur?
Avantajlarından yararlanmak ya da yasal zorunluluk nedeniyle e-Arşiv başvurusu yapmak isteyen işletmelerin, öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıt yapması gerekir. Yani e-Arşiv başvuru sürecinin ilk adımı, e-Fatura uygulamasına geçiş yapmak olmaktır. “e-Arşiv başvurusu nasıl yapılır?” sorusuna cevap olaraksa iki farklı yöntem bulunur:
– Doğrudan Entegrasyon
İlki firmaların kendi bilgi işlem sistemlerini kurmalarıdır. Bunun için altyapı, yazılım, 7/24 aktif sunucular ve kesintisiz gönderim ile denetlemeyi karşılayacak gerekli personel gibi ihtiyaçları karşılamak gerekir. Bu tip hazırlıklar yapıldıktan sonra GİB’e başvurmak ve gerekli testleri tamamlamak şarttır. Yani e-Arşiv başvuru şartları ve süreci doğrudan entegrasyonda zahmetlidir.
– Özel Entegratör
e-Arşive geçiş için diğer yöntem, GİB’den izin almış özel entegratörlerle iş birliği yapmaktır. Gerekli bilgi işlem altyapısı, yazılım, personel ve destek birimleri 7/24 hizmet vermeye hazır olan özel entegratörler, elektronik arşiv raporlamasında kullanılması gereken mali mühür ve zaman damgasını da kendileri sağlayabilirler. Bu e-Arşiv geçiş yöntemi sayesinde firmalar, ekstra efor sarf etmeden yasal zorunlulukları ve uluslararası fatura uyumluluğunu karşılayabilir.
