İşletmelerin e-Defter uygulamasını kullanabilmesi için bazı şartları karşılamaları gerekir. Firmalar için mali mühür, gerçek kişiler için de nitelikli elektronik imza sertifikası bulunması zorunlu olup ayrıca bir uyumlu yazılım satın alınması gerekir. Bu aşamalarla birlikte e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve saklanması aşamalarını gerçekleştirmeyi sağlayacak yazılımın da onaylanmış olması gerekir. Bu hazırlıklarla birlikte yapılacak başvuruların kabul edilmesinin ardından e-Defter tutma hakkı elde edilir.
– Mali Mühür Nedir?
Elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olabilmeleri için firmalar, mali mühür isimli bir elektronik sertifika alırlar. Bu sertifika, e-Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alırken e-Defter uygulamasında firmalar için zorunludur. e-Fatura uygulaması için alınan mali mührü e-Defter için de kullanmak mümkündür.
– Zaman Damgası Nedir?
Belirli bir verinin, belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan zaman damgası, herhangi bir e-sözleşmenin ya da e-belgenin imzalandığı, transfer edildiği, başvurusunun yapıldığı tarihi ve saati vurgulamaya ve onaylamaya yarar. Mükellefler de hazırladıkları e-Defterleri belirlenen süreler içerisinde GİB’e ilettiklerini kanıtlamak için zaman damgalı berat dosyası kullanırlar. Çünkü zaman aşımı durumunda GİB tarafından e-Defter beratı göndermeme cezası uygulanabilir.
– e-Defter Beratı Nedir?
GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan e-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’e iletilmesidir. Böylece berat dosyası GİB Portal’a yüklenerek GİB tarafından mühürlenmesi ve böylece yasal duruma gelmesi sağlanır.
– Mali Mühür ile e-İmza Arasındaki Fark Nedir?
Gerçek kişilere verilen elektronik imza sertifikasına e-İmza denir ve bu, sertifika sahibi kişinin ıslak imzası yerine geçer. Firmalar için oluşturulan elektronik imzaya ise mali mühür denir.
